英語環境で働き始めた方にとって、最初のハードルとなりやすいのが電話対応です。電話でのコミュニケーションは対面での会話と異なり、声だけが頼りとなるため難易度が高い傾向にあります。さらに臨機応変な対応が求められる場面も多く、苦手意識を抱く方もいるでしょう。

電話で使われる表現には、ほかのシーンではあまり使用しない言い回しが多く存在します。スムーズな電話対応ができるよう、事前にフレーズを覚えておくようにしましょう。

今回の記事では、英語での電話に使われる定番フレーズをまとめて紹介します。電話中に問題が生じたときに使える便利な表現や、電話での英会話が苦手な方へのアドバイスも掲載していますので、ぜひ参考にしてください。

記事の目次

電話を受けるときの英会話(1)電話に出る

はじめに、電話を受けるときに「第一声」として使いたい定番のフレーズを紹介します。「電話がかかってくるのが怖い」と感じる方は、以下の表現を身体に覚え込ませることから始めてみましょう。

・Good morning (Good afternoon / Good evening).
This is GSET, Taro Yamada speaking. How may I help you?

意味:おはようございます(こんにちは/こんばんは)。
GSETの山田太郎でございます。ご用件を承ります。

日本語で電話を受けるときと同じように、まず自分の「会社名」と「名前」を伝えます。最初の挨拶は、時間帯によって使い分けましょう。

・GSET, May I help you?
意味:こちらはGSETです。ご用件を承ります。

こちらは、先ほどのフレーズを簡素にした言い回しです。どのくらい丁寧な表現が求められるかは会社によって異なるため、上司や同僚の受け答えを聞いて参考にしてください。

電話を受けるときの英会話(2)相手の名前を聞く

続いて、相手の名前を尋ねるフレーズです。

相手の名前を聞く

「誰からの電話なのか」は、最も重要な情報の一つです。こちらが何も聞かなくても相手から名乗ってくれるケースが多いとはいえ、覚えておくとよいでしょう。

・Who’s calling please?
意味:どなた様でしょうか?

・Excuse me. May I have your name, please?
意味:すみませんが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?

相手が名乗らずに用件を話し始めたときは、「Excuse me.」と一言添え、電話口の向こうにいるのが、どこの誰なのかをしっかり確認しましょう。

電話を受けるときの英会話(3)応対する

次のフレーズは、相手の要望に応じて担当者に電話を取り次いだり、伝言を預かったりするときの表現です。場面に合ったフレーズが自然に出てくるように、イメージトレーニングを重ねましょう。

担当者に取り次ぐ

担当者に電話を取り次ぐときの定番表現は以下のフレーズです。

・One moment please. I will connect you to Mr. Tanaka.
意味:しばらくお待ちください。田中におつなぎします。

・Hold on please. I will transfer you to the department.
意味:少々お待ちください。担当部署におつなぎいたします。

「transfer」は、電話を転送するときに使える単語です。

担当者がいるかどうか確認する

電話を取り次ぐべき担当者が現在対応可能か、即答できないこともあるでしょう。そのようなときは、次のフレーズを使います。

・Let me check if he/she’s in his/her office.
意味:担当者が対応可能か確認いたします(ので、しばらくお待ちください)。

担当者の性別に合わせて、人称代名詞を使い分けます。

担当者の不在を伝える

すぐに担当者に取り次ぐことが難しい場合は、「なぜ今すぐ取り次ぐことができないのか」という理由もきちんと相手に伝えておきましょう。ここでは、よくあるケースとして「ほかの電話に出ている」「会議中である」「オフィスにいない」という3つの事例をご紹介します。

・I am afraid Mr. Tanaka is on another call now.
意味:申し訳ございませんが、田中は現在、ほかの電話に対応中です。

・I am afraid Mr. Tanaka is in a meeting at the moment.
意味:申し訳ございませんが、田中は現在会議に出ております。

・I am afraid Mr. Tanaka is out of the office. He will be back at around 2 o’clock.
意味:申し訳ございませんが、田中は現在外出中です。2時頃にオフィスに戻る予定でございます。

担当者が電話に対応できそうな時間がわかる場合は、それも相手に伝えるとより親切です。

伝言を預かる

担当者が不在の場合に備え、「伝言を承りましょうか?」と申し出るための表現も覚えておきましょう。

・Would you like to leave a message?
意味:何か伝言はございますか?

・May I take a message?
意味:伝言をお預かりしましょうか?

電話を受けるときの英会話(4)電話を切る

ひととおり用件を聞き終えて電話を切るときに使えるフレーズを紹介します。

ほかに用件がないか聞く

これまでに聞いた用件のほかに、相手が伝え忘れていることがないかを確認しましょう。

・Will that be all?
意味:ご用件はこれですべてでしょうか?

・Is there anything else I can help you with?
意味:ほかに何かお伺いすることはありますか?

電話を切る

用件をすべて聞き終えたら、挨拶をして電話を切ります。

・Thank you so much for calling. Good-bye!
意味:お電話ありがとうございました。失礼いたします。

電話をかけるときの英会話(1)名乗る

続いて、こちらから電話をかけるときの表現を見ていきましょう。まずは、相手が電話に出たときの「第一声」です。「会社名」と「自分の名前」をはっきりと相手に伝えましょう。

・Hello, this is Taro Yamada calling from GSET.
意味:こんにちは。私はGSETの山田太郎と申します。

電話をかけるときの英会話(2)担当者に取り次いでもらう

続いて、担当者に電話を取り次いでもらうときの表現です。

・Is Mr. Tanaka there?
意味:田中さんはいらっしゃいますか?

・May I speak to Mr. Tanaka?
意味:田中さんとお話ししたいのですが。

・I’d like to talk to someone in charge of human resources.
意味:人事部の方をお願いします。

このうちフォーマルな表現は、「May I~」と「I’d like to~」です。相手が現在電話に出られることを知っているなら、「I’d like to~」、相手が対応可能か不明な場合は「May I~」を使うなど、状況に応じて使い分けましょう。

電話をかけるときの英会話(3)用件を伝える

次に、相手に用件を伝える際のフレーズを見ていきます。電話の用件はさまざまですが、ここではよくある用件として、「アポイントメントを取る」「アポイントメントを変更する」「注文について確認する」「サービスについて質問する」の4つのケースを取り上げます。

アポイントメントを取る

まずは相手との約束を取り付けるためのフレーズです。

・I’m calling to arrange an appointment.
意味:アポイントメントを取らせていただきたく、お電話いたしました。

・I’d like to visit you sometime next week, if you’re available.
意味:もしご都合がよろしければ、来週お伺いしたいのですが。

・When would be convenient for you?
意味:いつがご都合よろしいでしょうか?

アポイントメントを変更する

すでに取ってあるアポイントメントの日時を、何らかの理由で変更したいときもあるでしょう。その場合には、次のような表現を使います。

・I’m afraid I have to reschedule our Friday appointment.
意味:申し訳ありませんが、金曜日のお約束をリスケジュールしたいのですが。

・Can we reschedule the meeting for next week?
意味:例のミーティングのスケジュールを来週に変えていただくことは可能でしょうか?

注文について確認する

続いて、相手から受けた注文内容を確認するための表現を紹介します。

・I’m calling about the order that we’ve just received.
意味:ただいま承ったご注文の件で連絡しました。

サービスについて質問する

相手の会社が取り扱っているサービスについて尋ねたいときはこのように表現しましょう。

・I’d like to ask you about your service in detail.
意味:貴社のサービスについて、詳しくお聞きしたいのですが。

電話をかけるときの英会話(4)担当者が不在の場合

自分が電話をかけたとき、担当者が電話に出られないケースもあります。その場合、電話口の相手にどのような内容を伝えるべきか、3つのパターンを紹介します。

伝言を残す

まず、電話に出た相手に担当者への伝言を依頼する場合の表現です。ある程度具体的な伝言を残すのか、それとも電話したことだけを伝えてもらうのかによって、以下2つの表現を使い分けてください。

・Can I leave a message?
意味:伝言をお願いしてもよろしいですか?

・Could you tell him/her that I called?
意味:私から電話があった旨を彼/彼女にお伝えいただけますか?

折り返し電話を依頼する

担当者の都合が付き次第、折り返し電話をかけてほしい場合は、次のような表現を使います。

・Could you ask him/her to call me back?
意味:彼/彼女に折り返しお電話をいただけるよう、お願いできますか?

こちらから再度連絡する旨を伝える

以下は、時間をおいてこちらから再度電話をかける場合に便利なフレーズです。

・I’ll call again later.
意味:のちほどかけ直します。

・When is a good time to call?
意味:いつお電話すればよろしいでしょうか?

【番外編】英語の電話で問題が生じた際に使える表現

ここまでに取り上げてきたフレーズを使って、終始スムーズにコミュニケーションが取れると良いのですが、実際には相手の言っていることが聞き取れなかったり、正確に聞き取れたかどうか自信が持てなかったりすることもあるでしょう。

そうした状況になっても焦らないように、内容を聞き返したり、確かめたりするためのフレーズをマスターしておきましょう。

まったく聞き取れなかった場合

相手の言っていることが何一つ聞き取れなかった場合は、落ち着いて以下3つの表現を使ってみましょう。「わかったフリ」をするのは厳禁です。聞き取れなかったことを、素直にはっきり伝えてください。

・I’m sorry. Could you repeat that?
意味:恐れ入りますが、もう一度繰り返していただけますか?

・I’m sorry, but do you mind saying that again?
意味:恐れ入りますが、もう一度お願いできますか?

・I’m so sorry, but I didn’t understand what you meant.
意味:大変申し訳ありませんが、ご用件を理解できませんでした。

一部だけ聞き取れなかった場合

相手の言ったことが一部聞き取れなかった場合は、どこが聞き取れなかったのかを具体的に伝えましょう。

・I didn’t get the first word.
意味:最初の単語が聞き取れませんでした。

・I didn’t catch the middle part.
意味:真ん中あたりが聞き取れませんでした。

・I missed the last part.
意味:最後の部分が聞き取れませんでした。

・Could you spell your name for me, please?
意味:お名前のスペルを教えていただけますか?

最後のフレーズは、相手の名前が聞き取れなかった場合に使えます。

単語の意味がわからなかった場合

相手の発した単語の意味が理解できない場合に使えるフレーズです。

・What does ~ mean?
意味:「~」とはどういう意味でしょうか?

・What do you mean by ~?
意味:「~」とはどういった意味合いでしょうか?

正確に理解できたか自信がない場合

「たぶんこういうことを言っていると思うが、自信が持てない……」と不安になったときは、曖昧なままにせずきちんと相手に確認しましょう。次のようなフレーズが便利です。

・I’m not sure if I understand correctly.
意味:正しく理解できているかどうか、自信がありません。

・Let me check, do you mean ~ ?
意味:確認させていただきたいのですが、「~」という意味でよろしいでしょうか?

もっとゆっくり、または大きい声で話してほしい場合

相手の話すスピードが速すぎたり、声が小さすぎたりして聞き取れないときは、次のような表現を使います。

・I’m sorry. Could you speak more slowly please?
意味:恐れ入りますが、もっとゆっくり話していただけますか?

・I’m sorry, but could you speak a little louder, please?
意味:恐れ入りますが、もう少し大きな声で話していただけますか?

【最終手段】どうしても聞き取れず、ほかの人に取り次ぐ場合

相手に発言を繰り返してもらったり、ゆっくり話してもらったりしたものの、どうしても聞き取れないこともあるかもしれません。そのようなときは、以下のフレーズを使い、社内のほかの人に電話を代わってもらいましょう。

・Could you hold on, please?
意味:そのままお待ちいただけますか?

・I will put you through to someone who speaks English.
意味:英語がわかる者に代わらせていただきます。

電話での英会話が苦手な方へ~3つのアドバイス

最後に、英語での電話応対に苦手意識を抱く人に向けて、3つのアドバイスをお送りします。

【重要】問題が起きた際の対処法をあらかじめ用意しておく

先ほども説明しましたが、電話中に問題が生じた場合の対処法を知っておくことが非常に大切です。

相手の言っていることがまったく聞き取れないとき、一部だけ聞き取れないとき、単語の意味がわからないとき、正しく理解できたかどうか自信がないとき……というふうに、具体的なシチュエーションごとに対処法を押さえておきましょう。

「困ったとき、こうすればなんとかなる」という指針があれば、自信を持って対応できます。

なるべくゆっくりと話すよう心がける

電話では、お互いの顔が見えません。そのため、対面で話すときよりもゆっくりと、クリアに話すように心がけましょう。

必要な情報を、確実に、かつ丁寧に伝えることが大切です。

定番の電話表現を整理しておく

電話では、対面でのコミュニケーションでは使われないような表現がたくさん使用されます。そのため、この記事で紹介した電話特有の表現をあらかじめ把握して、状況別に頭の中で整理しておきましょう。

整理しておくことで、いざというときに最適なフレーズがすぐ出せるようになります。

電話での英会話が苦手な方へ~3つのアドバイス

テキストでやりとりする機会が増えているとはいえ、電話は依然としてビジネスにおける重要なコミュニケーション手段の一つです。そのため、電話での英会話スキルは、ビジネスパーソンが持っておくべき武器の一つです。

「正しい英語を話しているつもりなのに、聞き取ってもらえない」「相手の言っていることが正しく聞き取れない」とお悩みの場合には、英語を正しく話し、聞くための基礎スキルが不足しているのかもしれません。そんな方には、「発声法」「音」「リズム」「英語思考」をネイティブスピーカーのフィードバックを受けながら、身体で覚えられるGSET(ジーセット)のレッスン受講をおすすめします。

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