【音声付き】英語のビジネス挨拶5ステップ！対面・メールでそのまま使える定番表現まとめ

挨拶は、人と人とのコミュニケーションの基本となるものであり、これは日本語でも英語でも変わりません。業務で英語を使う必要が生じたときにも、基本的な挨拶のやり方や定番の表現をまず覚えておきたいものです。

そこで今回は、ビジネスシーンにふさわしい英語の挨拶をテーマに、挨拶を交わすプロセスと定番の挨拶表現を紹介します。例文を音声データと併せて掲載しているので、ぜひトレーニングの際に活用してください。

音声付き！英語のビジネス挨拶【基本編】

挨拶は、その後のコミュニケーションを円滑にしてくれる大切なやり取りですが、特に難しく考える必要はありません。挨拶というものは、かなりパターン化されています。したがって大切なのは、基本の流れと定番の表現をマスターしておくことです。

以下に、ビジネスシーンにおける挨拶の流れと、よく用いられる定番表現を紹介します。まずは、対面の挨拶から見ていきましょう。

STEP1：挨拶の一言を述べる

相手と出会ったら、最初の挨拶の一言を述べましょう。

日本語に「おはよう」と「おはようございます」のバリエーションがあるように、英語にもカジュアルな挨拶表現とフォーマルな挨拶表現があります。ビジネスの場では丁寧な挨拶が必須なので、フォーマルな表現を覚えておきましょう。

なお、挨拶を交わす時間によって、適切な表現は異なります。まずは以下の4つをマスターしておけば、幅広いシーンに対応できます。

・Good morning.
おはようございます。※午前中の表現

・Good afternoon.
こんにちは。※午後の表現

・Good evening.
こんばんは。※夕方以降の表現

・Hello.
こんにちは。※終日使える表現

相手を尊重する気持ちを込めて、アイコンタクトを取りながら、にこやかに挨拶を交わしましょう。

STEP2：名前と会社名、担当業務を伝える

最初の挨拶を交わしたら、「自分がいったい何者なのか」を伝えます。

・自分の名前と会社名を伝える
まずは自分の名前を名乗り、何という会社から来たのかを伝えます。相手が同じ会社の人であれば会社名は不要なので、代わりに部署名を伝えるとよいでしょう。

［例］
・I’m Taro Yamada from GSET Inc.
GSETの山田太郎と申します。

・I’m Taro Yamada from Sales Department 1.
第一営業部の山田太郎です。

・自分の担当業務や役割を伝える
自分の担当業務についても、簡単に説明しておきましょう。誰でも、正体のよくわからない人と話すのは不安なものです。自分の業務や役割を具体的に知ってもらうことによって、相手に安心感を与えることができます。

［例］
・I’m in charge of the corporate sales division.
私は法人営業部の担当者です。

・I’m responsible for sales and promotion.
私はその商品の販促と営業を担当しています。

・I’m the Business Manager.
私は営業部の部長です。

・I’ve been working as a product developer for the past 20 years.
私は20年間開発担当を務めて参りました。

STEP3：会えたことへの感謝を述べる

ビジネスにおいて、時間はとても貴重です。自分のために打ち合わせなどの時間を割いてくれたことに対する感謝も、忘れずに伝えておきましょう。

このとき「It’s」をつけた表現を選ぶと丁寧でフォーマルな印象になるので、ぜひ覚えておきましょう。

［例］
・How do you do?
はじめまして。

・It’s a pleasure to meet you.
お会いできてうれしいです。

・It’s nice to meet you in person.
直接お会いできてうれしいです。※初対面の場合に使う

・It’s an honor to meet you.
お会いできて光栄です。

・It has been a long time.
ご無沙汰しております。

・I’m glad to see you again.
またお会いできてうれしいです。

日本人としては、学校で習う「Nice to meet you.」を使いそうになるかもしれませんが、それよりも上記のようなフォーマルな表現を使いましょう。

STEP4：本題、目的を伝える

訪問の目的や会議の本題を簡潔に伝え、一連の挨拶を締めくくります。

［例］
・I’m here on behalf of the sales department to talk about our new service.
本日は営業部を代表して、新サービスについてお話しするために参りました。

・I’d like to propose our new project to you.
本日は、私たちの新規事業についてご提案させていただきます。

このような一文を添えることで、本題への移行がとてもスムーズになります。ぜひ試してみてください。

STEP5：去り際に再度挨拶する

ひととおり本題について会話を交わし、話がまとまったら、再度丁寧に挨拶をしてから席を立つとスマートです。

［例］
・It was nice meeting you.
本日はお会いできてよかったです。

・I look forward to our next meeting.
また次回のミーティングでお会いできることを心待ちにしております。

・Thank you so much for your time today.
貴重なお時間をいただきありがとうございました。

・Have a nice day（※）.
素晴らしい一日をお過ごしください。
※状況に応じて day／evening／night／weekendを使い分ける

最後まで、互いに気持ち良くコミュニケーションができるよう、ここまでの流れを覚えておきましょう。音声データも参考にして、各フレーズが自然に口から出てくるようになるまで何度も練習してみてください。

英語のビジネス挨拶【メール編】

業務上のやり取りが発生するのは、対面のときだけではありません。メールなどの文章を介して、コミュニケーションを取ることも少なくないでしょう。

文章のやり取りにおいても、挨拶は重要な要素です。以下に、ビジネスメールでよく使われる挨拶の表現を紹介します。

STEP1：件名を記載する

まずは、ひと目で内容がわかるような件名をつけます。件名は、メールの中身を読んでもらえるかどうかを左右する重要なパーツです。簡潔に、かつ具体的に記載しましょう。

英語の件名では、普通の英文と同様に文頭と固有名詞を大文字で記載する「センテンスケース（sentence case）」と、それ以外の単語の頭文字も大文字にする「タイトルケース（title case）」があります。タイトルケースは「ヘッドラインスタイル」とも呼ばれ、新聞の見出しにも使われる書き方です。

件名の場合、センテンスケースとタイトルケースのどちらを用いても構いませんが、タイトルケースにはいくつかのルールがあるため、使用の際には注意しましょう。ルールの例としては、冠詞や前置詞、等位接続詞を大文字にしないことなどが挙げられます。

なお、件名では文末のピリオドは不要です。

［例］
・Inquiry regarding Product A
商品Aに関するお問合せ

・Inquiry about your estimation
貴社見積もりに関するお問合せ

・Requesting a catalogue of your new line of products
貴社新商品ラインのカタログ請求

・Sales meeting on September 1st
10月1日のセールスミーティングについて

・Changing the date of our appointment on September 1st
10月1日のお約束の変更について

・Apology for delayed delivery
配送遅延のお詫び

・Sincere apologies for confusion
今回の混乱のお詫び

STEP2：文頭に宛名を記載する

ビジネスメールは書き出しも重要なので、「○○様」にあたる部分で、相手への敬意を示しましょう。基本的には、フォーマルな表現である「Dear」を用います。この表現なら、面識のない相手や、初めてのメールを送るケースでも問題なく使えます。

相手の名前や性別がわからない場合も含めて、以下のように宛名の表現をいくつか覚えておくと便利です。

［例］
・Dear Mr.Brown
ブラウン様へ
※男性宛の場合

・Dear Ms.White
ホワイト様へ
※女性宛の場合

・Dear Mr./Ms.Yamada
ヤマダ様へ
※相手の性別がわからない場合

・Dear Kaoru Tanaka
タナカカオル様へ
※相手の性別がわからない場合

・Dear Sir or Madam
ご担当者様へ
※相手の名前も性別もわからない場合

・Dear human resources department staff
人事部ご担当者様へ

・To whom it may concern
関係者各位

STEP3：メールの冒頭で挨拶と自己紹介をする

宛名のあとには、挨拶の一言と自己紹介文を書きます。定番の表現をいくつか覚えておきましょう。

・I hope this email finds you well.
お世話になっております。

・My name is Taro Yamada and I’m responsible for marketing at GSET Inc..
GSETでマーケティングを担当しております、山田太郎と申します。

・My name is Taro Yamada, senior director of the sales department.
営業部シニアディレクターの山田太郎と申します。

・My name is Taro Yamada and we met at the conference last week.
先週のカンファレンスでお会いしました山田太郎です。

・I hope you do not mind my contacting you out of the blue.
突然のメールで失礼いたします。

STEP4：メールの目的、本題に移る

挨拶を済ませたら、メールの目的と本題に移ります。具体的な内容を書く前に、メールの概要を伝える以下のような一文を記すのがポイントです。

・I am writing this email to you today as Mr.Yamada from your company introduced you to me.
貴社山田様のご紹介でご連絡しました。

・I came across your website and found your new service XXX very interesting.
貴社Webサイトで見た新サービスXXXについて大変興味があり、ご連絡しました。

・I am writing to inform you about the sales meeting next week.
来週の営業会議についてご案内するために、ご連絡しました。

・I am writing to inform you that I will be the counterpart for your company from December 1st.
12月1日より貴社を担当することになるため、ご連絡しました。

STEP5：結びの言葉と署名で締めくくる

本題の記述のあとに結びの言葉を書き、最後に署名で締めくくりましょう。

・結びの言葉
ビジネスシーンでは、以下の3種類を覚えておくとよいでしょう。

・Sincerely,
敬具

・Best regards,
敬意を込めて

・Kind regards,
真心を込めて

・署名
最低限必要なのは名前と社名です。必ず改行して記載するようにしましょう。

メールの最後は、以下のような流れで締めくくります。

I hope I can hear from you soon.
Best regards,

Taro Yamada
GSET Inc.

お返事をお待ちしております。
敬意を込めて

山田太郎
株式会社GSET

英語のビジネス挨拶も、パターンを覚えれば簡単！

日本語と同じように英語でも、挨拶のやり取りはパターン化されています。今回の記事で紹介した挨拶の進め方や定番の表現を覚えておけば、それほど難しいものではありません。掲載した音声データも参考に練習を繰り返し、自然に挨拶フレーズが出てくる状態を目指してください。

最後にもう一度、対面・メールの挨拶ステップを掲載しておきます。

［対面の場合］
・STEP1：挨拶の一言を述べる
・STEP2：名前と会社名、担当業務を伝える
・STEP3：会えたことへの感謝を述べる
・STEP4：本題、目的を伝える
・STEP5：去り際に再度挨拶する

［メールの場合］
・STEP1：件名を記載する
・STEP2：文頭に宛名を記載する
・STEP3：メールの冒頭で挨拶と自己紹介をする
・STEP4：メールの目的、本題に移る
・STEP5：結びの言葉と署名で締めくくる

自信を持って気持ち良い挨拶を交わし、円滑なコミュニケーションの土台を築きましょう。

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