ビジネスコミュニケーションにおいて、大きな割合を占めている電子メール。仕事でメールを送るときには、ビジネスシーンならではのフォーマットを守り、相手に合わせた適切な表現を選ぶことが大切です。

英語が使われるグローバルな環境で仕事をするなら、英文ビジネスメールのフォーマットと表現をしっかりマスターしておくことは必須といえるでしょう。

そこで今回は、英文メールのフォーマットと、ビジネスメールに適したフォーマルで自然な表現を紹介します。これから英語での業務に取り組む方は今後の準備として、すでに英語で仕事をしている方は困ったときの参照先として、ぜひこの記事をご活用ください。

英語のビジネスメールの基本フォーマット

日本のビジネスメールと同様に、英語のビジネスメールにもフォーマットがあります。以下が、基本的なメールの流れです。

ーーーーーーーーーー
[件名]
Greetings from 〇〇Company

[宛名]
Dear Mr. White,

[本文]
Thank you for entering into a new business contract with our company. (書き出し)
We are all very excited to start our new project together.
Currently, we are in the process of scheduling a kick-off meeting..

We will let you know once we have finalized details for the above meeting.
Best regards,(結び)

[署名]
Taro Yamada
〇〇Company
ーーーーーーーーーー

それでは以下で、件名から署名まで、各要素のポイントを見ていきます。

件名

具体的かつ簡潔な件名を設定しましょう。件名を見るだけで内容が把握できるようにします。

[良い例]

・Inquiry about the Meeting on May 9
5月9日の会議についてのご質問

・Rescheduling the Meeting on March 10
3月10日の会議のリスケジュール

・Request for Quotation
見積もりのお願い

・Request for Issuance of a Receipt
領収書発行のお願い

・Confirmation of Your Order
ご注文の確認

・Thank You for Your Order
ご注文ありがとうございます

・Apology for Defective Product
欠陥商品についてのお詫び

・Invitation to Farewell Party
送別会への招待

・Introduction: Hanako Sato of 〇〇 Company
自己紹介:〇〇社の佐藤花子

[良くない例]

・About Information
情報について

・Regarding Meeting
会議の件

このように、曖昧すぎて内容が把握できない件名は避けましょう。

なお、特に緊急性の高いメールを送るときには、件名の最初に「Urgent:」を付け加えておくと、優先的に読んでもらいやすくなります。期日がある場合には、件名の最後に「before Oct.15」というように書き添えましょう。

宛名

本文の前に、宛先を書きます。「~様」にあたる部分は、「Dear」で始めるのが基本です。気心の知れた間柄ならカジュアルな「Hi」を用いることもあります。敬称は、送る相手によって変わります。

[相手の名前がわかる場合]

・Dear Mr. Brown,
・Dear Ms. White,
・Dear John,

[担当者が複数いる場合]

・Dear John, Kate and Tom,(3人までは列挙できる)
・Dear Sirs and Madams,(4人を超える場合の表記)

[部署などに宛てて送る場合]

・Dear Customer Service,
顧客サービス御中

・Dear Marketing Director,
マーケティング部長殿

[相手の名前はわかるが、性別がわからない場合]

・Dear Mr./Ms. Smith,

[相手の名前がわからない場合]

・To whom it may concern,
関係者各位

本文

具体的な表現はのちほど紹介するので、ここでは本文の基本構成を押さえておきましょう。一般的に、英文ビジネスメールは以下のような構成で書かれます。

・書き出し:メールの目的を伝える
・本題:伝えたい内容を詳しく述べる
・結び:挨拶や感謝を述べる

このような基本の構成のなかで、要件を簡潔にまとめることが大切です。丁寧な表現をしつつも、だらだらと長くならないように気を付けましょう。

署名

最後に、差出人情報を書き添えます。以下のような情報を、シンプルにわかりやすく記載しましょう。日本語のメールとは項目の並び順が異なるため、一度見直してみてください。

(1)名前
(2)役職・所属部署
(3)会社名
(4)住所
(5)電話番号・FAX番号
(6)メールアドレス
(7)自社サイトのURL

[署名の例]

Taro Yamada
Manager, Sales Department
〇〇 Company
1-X-X Shibuya-ku, Tokyo, Japan, 101-XXXX
Tel: 03-XXX-XXXX
Fax: 03-XXX-XXXX
E-mail: taro_yamada@XXXXX.com
URL: http://www.XXXXX.co.jp/

英語のビジネスメールで使える便利表現

ここからは、ビジネスメールでよく使われる例文を、目的別に紹介します。

自己紹介をする

相手に初めてメールを送るときには、自己紹介が必須です。

・My name is Taro Yamada and I work in marketing at 〇〇 Company.
私の名前は山田太郎です。私は〇〇カンパニーでマーケティングをしております。

・My name is Taro Yamada, a marketer from 〇〇 company.
私は〇〇カンパニーでマーケターをしております、山田太郎です。

・My name is Taro Yamada and we met last week at the xxx event.
先週のxxxイベントでお会いした山田太郎です。

メールの目的を伝える

いきなり詳細な用件を述べるのではなく、最初にメールの目的を伝えます。

・We are writing to inform you that we will release new services on November 1st.
新しいサービスを11月1日にリリースすることになりましたので、ご連絡差し上げました。

・I am contacting you because I would like to visit your company to introduce our service.
弊社のサービスをご紹介させていただきたく、ご面談の機会を頂戴したいと思いご連絡いたしました。

・The purpose of this e-mail is to ask some questions about your product.
貴社の製品についていくつか質問をしたく、メールいたしました。

・I am contacting you to confirm our meeting at 3:30pm on September 1st.
9月1日、午後3時30分からの会議について確認のために連絡しました。

・I am writing to you to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップのためにメールしています。

以前のコンタクトについて触れる

相手先への訪問、自社への訪問、電話や問い合わせなどのコンタクトを受けてメールを送ることはよくあります。そのような場合は、メールのなかで以前のコンタクトについて触れましょう。

・Thank you for contacting us.
ご連絡をいただきありがとうございます。

・Thank you very much for your inquiry.
お問い合わせありがとうございます。

・Thank you for your e-mail dated November 1st.
11月1日にメールを頂戴し、ありがとうございました。

・Thank you for getting back to me so quickly.
迅速なご返信ありがとうございます。

・Thank you very much for visiting our office.
弊社オフィスにご訪問していただきありがとうございました。

・Further to our meeting last week, please find attached the price list of our products.
先週のミーティングでお話ししたとおり、弊社製品のプライスリストを添付いたしました。

・With reference to our phone conversation yesterday, I am sending you some information about our new service.
昨日お電話でお話ししたとおり、弊社の新サービスについてのご案内をお送りします。

・In reply to your request, please find enclosed with this e-mail our product catalog.
ご要望のとおり、弊社の製品カタログを添付いたしましたので、ご確認お願いします。

お知らせする

新しい製品やサービスのリリース、オフィスの新設や移転、新しい担当者の着任など、何かをお知らせするためにメールすることもあります。また、注文を受けたあとの欠品のお知らせ、見積もり依頼後の不採用のお知らせなど、良くないお知らせをしなければならないシーンもあるでしょう。ここでは、そのようなシーンの例文を見ていきます。

[良い知らせを伝える]

・We are happy to inform you that we have launched a new service in Tokyo.
弊社がこのたび東京で新しいサービスを立ち上げたことをお知らせします。

・We are pleased to announce that we have launched our new product.
弊社はこのたび、新しい製品の販売を開始いたしましたので、お知らせ申し上げます。

・I am delighted to inform you that we have hired a new Vice President of Human Resources.
弊社はこのたび、人事部の新しい責任者を採用いたしましたのでお知らせいたします。

・We are glad to inform you that we decided to hire you.
あなたの採用を決定しましたので、お知らせいたします。

[悪い知らせを伝える]

・We are sorry to inform you that the item you ordered is out of stock.
大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は在庫がございません。

・I regret to inform you that I would like to cancel the following order.
申し訳ございませんが、以下のオーダーをキャンセルいたします。

・Unfortunately, we cannot select your product.
残念ながら、貴社の製品を選ぶことができません。

・We regret to inform you that you were not selected for the position.
残念ながら、あなたは当職に不採用となりましたのでお知らせいたします。

確認する

ミーティングやイベントの日程や詳細、参加の可否などを確認するときには、以下のような表現を使います。

・I would like to confirm the appointment we made to meet at your office next Wednesday.
来週水曜日のアポイントメントについて確認したく存じます。

・I would like to confirm the details about the event on October 20th.
10月20日のイベントの詳細を確認させていただきたく存じます。

・I would like to confirm if free Wi-Fi is available at your hotel.
貴ホテルでフリーWi-Fiが使えるかどうか確認したく存じます。

・Please let us know if you can participate in the farewell party.
送別パーティに参加できるかどうかご連絡ください。

依頼する

資料や見積もりの送付を依頼したり、情報共有をお願いしたりと、相手に何かを依頼するときの表現を見ていきます。

[資料や見積もりなどの送付依頼]

・We would appreciate it if you would provide us with more detailed information about your products.
貴社製品に関するより詳しい情報をいただきたく存じます。

・We would appreciate it if you could send us a quote for your services.
貴社サービスの見積もりをお送りいただけますと幸いです。

・We would like to ask you to send us the invoice by Friday.
金曜日までに請求書をご送付ください。

[会議の開催や面談の依頼]

・I would like to schedule a meeting.
会議を開かせていただければ幸いです。

・We would be delighted if you could spare some of your time to meet with us.
ぜひ、ご面談の機会をいただければ幸いです。

[緊急の依頼をする際に付け加えたいフレーズ]

・I need to ask an urgent favor of you.
緊急のお願いがございます。

・I am sorry this is very last minute.
直前のお願いで申し訳ございません。

提案する

続いて、「もしよろしければ~しましょうか」と相手に何かを提案するときの例文です。

・We would be pleased to help you if you need.
よろしければ、喜んでお手伝いさせていただきます。

・We would be happy to mail you information about our service.
よろしければ、弊社サービスについての情報を郵送させていただきます。

・I would be happy to call you tomorrow.
もしよろしければ、明日お電話させていただきます。

クレームを入れる

相手に苦情を伝える方法も知っておきましょう。

・We regret to inform you that your payment is considerably overdue.
遺憾ながら、貴社のお支払いが大幅に遅れていることをお知らせします。

・I am writing to express my dissatisfaction with your printer.
貴社のプリンターについての不満を述べさせてください。

謝罪する

ビジネスにおいて、不手際があったときに誠実に謝罪できるかはとても重要です。丁寧な謝罪のフレーズを、この機会にぜひ押さえておきましょう。

・We are extremely sorry for the delay in replying to you.
返信が遅くなり、大変申し訳ございません。

・We would like to apologize for any inconvenience caused by the schedule change.
今回のスケジュール変更により、ご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします。

ファイルを添付する

メールにファイルを添えるときは、下記のように断りを入れましょう。

・Please find attached the document you requested.
ご要望のドキュメントを添付しましたのでご確認ください。

・I am attaching a quote for your consideration.
お見積書を添付いたしましたのでご検討ください。

メールを締めくくる

本文の最後に、挨拶と結語を添えます。

[文末の一言]

・I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。

・If we can be of any further assistance, please let us know.
何かお手伝いできることがあれば、ご連絡ください。

・If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

[結語]

・新規顧客などに送るフォーマルな表現(相手の名前がわかるとき)
Sincerely yours,(アメリカ式)
Yours sincerely,(イギリス式)

・新規顧客などに送るフォーマルな表現(相手の名前がわからないとき)
Faithfully yours,(アメリカ式)
Yours faithfully,(イギリス式)

・一般的なビジネス表現
Best regards,
Kind regards,

英語でビジネスメールを書く際の注意点

ここまで、英文ビジネスメールのフォーマットと定番の表現を紹介しましたが、これらのフォーマットと表現を守る以外にも、注意したいポイントがあります。送信相手に不快な印象を与えてしまわないよう、以下2点に気を付けてみてください。

性中立的な表現を用いる

ビジネスでのやりとりでは特に、ジェンダーニュートラルな単語を用いるよう留意しましょう。日本でも「看護婦」が「看護師」になるなど、性別を限定する表現が修正されるようになりましたが、欧米ではこのジェンダーニュートラルがより強く推進されています。

口頭でのコミュニケーションはもちろん、メールにおいても、性別を限定する表現を使わないように気を付けてください。

[言い換え例(従来の表現→言い換え表現)]

・man(人)→ person
・man(人間)→ human being
・mankind → humankind
・manpower → workforce
・businessman/businesswoman → business professional
・salesman → salesperson
・spokesman → spokesperson
・chairman/chairwoman → chairperson/chair
・workman → worker
・housewife → homemaker
・waiter/waitress → server
・doorman → door attendant
・steward/stewardess → flight attendant
・policeman → police officer
・fireman → firefighter
・sportsman → athlete

“Please”の使い方に気を付ける

英語で相手に何かをお願いするとき、日本人は“Please”を付ければ丁寧な文になると思いがちです。しかし、場合によっては“Please”という表現が失礼になることもあります。“Please”が付く文は基本的に命令文であるため、上から目線な印象になることがあるのです。

丁寧に依頼するために、“Please”以外のフォーマルな言い回しを覚えておきましょう。ビジネスでよく使われる丁寧な依頼のフレーズは、「Could you~?」です。「Would you~?」にすると、さらに丁寧になります。「I wonder if you could~」という言い回しも、丁寧な印象を与える表現です。

なお、「Will you~?」は、相手が断らないという自信がある程度持てるときの言葉であり、「Can you~?」はカジュアルな表現ですので、使用するシーンに気を付けましょう。

英語のビジネスメールは、フォーマットに沿って簡潔に!

今回の記事では、英文ビジネスメールのフォーマットと、目的別の代表的な表現をお伝えしました。ビジネスメールは慣習的な様式に従い、丁寧な表現で書くことが大切です。ジェンダーニュートラルな表現を用いることや、“Please”をむやみに使わないことにも留意しましょう。

「英文のメールに苦手意識がある……」という方は、繰り返しこの記事を読んで定番の表現をマスターするとともに、基本のマナーをしっかりと覚えることをおすすめします。

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