英語の報告書の作成方法！質を高めるポイントと基本構成、定番表現を紹介

報告書は、大切な社内コミュニケーションツールの一つです。営業報告、予算報告、日報、データ分析レポートなど、報告書にはさまざまなものがあります。どのような報告書であっても、ポイントをしっかり押さえて書かれたものは、チームの業務遂行をより円滑にしてくれます。

今回はそんな報告書のなかでも、英語の報告書をテーマに、その作成方法を解説します。日本語の報告書と英語の報告書には、共通するポイントもあれば、異なるポイントもあります。

基本の構成や定番表現など、実践に役立つ知識も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

英語の報告書はビジネススキルの見せどころ

報告書を作成する本来の目的は、仕事をスムーズに進めることです。仕事の状況や重要なデータをわかりやすくまとめて共有することは、チームでの業務遂行に不可欠なことといえるでしょう。

それに加えて知っておきたいのは、報告書の作成はビジネスパーソンにとって、自身のスキルやセンスをアピールする絶好のチャンスにもなりうるということです。

英語を公用語とする職場の多くが、実力主義を採用しています。質の高い報告書が書けるということは、文書作成の目的や読み手が求める情報を正確に理解し、整理したうえで、自分の意見を論理的に述べるスキルがあるということです。

したがって、報告書が優れたものであれば、それを書いた人が高く評価され、大きな仕事を任せられる可能性もあるでしょう。

このように、質の高い報告書を作成することには大きなメリットがあります。ぜひ作成のポイントを知り、ツボを的確に押さえた報告書を作ってみてください。

英語の報告書のクオリティを高める5つのポイント

続いて、質の高い報告書を作るためのポイントを5つ紹介します。英語の報告書を書くのが初めてでも、これらのポイントを押さえることで、洗練された文書を作成できるはずです。

報告書を作成する目的を明確にする

最初のポイントは、「どういった目的で報告書を作成するのか」を明確にすることです。最終的なゴールがきちんと定まっているからこそ、記載する内容を選別して、本当に必要な情報を盛り込むことができます。

また、「誰がその報告書を読むのか」を意識することも重要です。例えば、報告書を読むのが直属の上司だけなのか、それとも経営層も読むのかによって、求められる情報は変わります。文章のトーンを決めるためにも、読者を把握しておくことは大切です。

役立ちそうなデータを日頃から収集しておく

報告書において、内容がまず重要であることはいうまでもありません。そして、内容のクオリティに大きく関わるのが、素材となるデータの質と量です。主観のみで内容を埋めるのではなく、客観的なデータで主張を裏付けることで、報告書の信頼性が上がります。

報告書を書く必要が生じてから慌ててデータを集めるのではなく、日頃から重要と思われる情報をメモして収集しておきましょう。ストックから必要なデータをすぐに探し出せるよう、自分なりのルールで整理しておくことも大切です。

一般的な構成・フォーマットで仕上げる

読みやすいフォーマットは、内容の充実度を引き立てます。特にビジネス報告書においては、「いつもどおりの、読み慣れた形式であること」が、読みやすさの要素の一つです。

このあと紹介する「概要」「導入」「本題」「結論」の基本構成を守り、タイトル、目次なども加えて、読みやすいフォントで仕上げましょう。

定番の表現を用いる

オリジナリティのある報告書を作ろうと、奇抜な表現を用いるのはNGです。ビジネスでよく使われる、フォーマルで簡潔な表現を用いるのが基本であることを忘れないようにしましょう。

特に、英語の報告書を書くのに慣れないうちは、このあと紹介する定番表現を使ってまとめることが、洗練された報告書への一番の近道です。ベーシックな表現を使ってこそ、内容の充実度が伝わります。

見直し・推敲を怠らない

ミスを防ぎ、より良い表現にするための見直しと推敲を必ず行ないましょう。

報告書を書き上げた直後でなく、最低でも1時間ほど時間を置いてから再読するのが効果的です。そのとき、他人の報告書を読むような新鮮な気持ちで見直すと、客観的な視点で推敲しやすくなります。

パソコンで作った報告書を紙に印刷したり、文章を声に出して読んだりして見直すのも、違った角度で文章に向き合えるためおすすめです。

英語の報告書の基本構成

英語の報告書には、ある程度共通する構成があります。以下に紹介する基本構成は、いうなれば報告書の「型」のようなものです。これにしたがって文章を組み立てることで、読みやすい報告書になるでしょう。

基本情報

「これはどのような文書なのか」がひと目でわかるように、報告書の最初に、タイトル、プロジェクト名、日付、作成者の氏名、会社名などの基本事項を記載します。

報告書の枚数が多くなる場合には、目次やページ数を付ける、タイトルページを設けるなどして読みやすく工夫しましょう。

概要（Summary）

まず、記載する報告書の内容を要約します。この部分を読んだだけで、報告書全体の大意をつかめるように配慮してまとめます。報告書の内容の要約だけでなく、目的も記載すると読みやすいサマリーになるでしょう。報告書の性質に合わせて、短い文章に仕上げても、箇条書きで仕上げてもOKです。

本文をしっかりと読んでもらえるかどうかは、要約部分の完成度によって決まるので、サマリーは特に重要な項目です。「概要はおまけ」とは決して考えず、「始めよければ終わりよし、概要こそ力を入れるべき」という意識を持って、魅力的なサマリーを書きましょう。

導入（Introduction）

ここから、報告書の本文に入ります。まずは報告書の結論を述べて、その理由を簡単に説明しましょう。数文で短くまとめるのがポイントです。

英語の報告書を書いた経験がない場合には、結論を最初に述べるスタイルに慣れていないかもしれません。しかし、英語の文書では、細かい状況説明の前に結論を述べるのがセオリーです。英語を使用して仕事をするのであれば、この基本構成に準拠した文書作成を習慣づけましょう。その過程で、英語圏での思考の順序が身体に染み込んでいくはずです。

例えば、自社製品についての顧客アンケートを分析し、新製品開発に向けた課題を述べるのであれば、最初に結論としてどのような課題があるのかを述べます。そのあと、どのようなアンケートの、どの結果から課題が浮かび上がってきたのかを簡潔にまとめます。

本題（Body）

結論を導き出すためのデータや、具体例、所感などを詳しく述べる部分です。どんなにすばらしい結論を述べていても、そこに至るまでの説明が不十分だったり、論理が破綻していたりすると、説得力のある報告書にはなりません。読む人が結論に納得できるよう、客観的なデータを用いながら、丁寧に論理を組み立てて説明していきましょう。

上記と同じ例であれば、製品そのものの概要と販売状況、顧客アンケートの概要をまず述べます。その後、アンケートで集まったデータの分析結果や、顧客から寄せられた重要な意見などを紹介し、どのような課題が浮かび上がったかを説明するとよいでしょう。

結論（Conclusion）

ここまで述べてきた内容を簡単に振り返ったあと、最後にもう一度、報告書全体の結論を述べましょう。この部分はあくまでも総括なので、新しい情報は記載しません。全体の結論を受けて、今後の提案、課題やその解決策などプラスアルファの情報を記載すると、さらに充実した印象になります。

同じく上記の例であれば、アンケートから浮かび上がった課題と併せて、その解決に向けた提案を書いて、文書をまとめるとよいでしょう。

英語の報告書でよく使われる表現

それではここから、英語の報告書でよく使われるフレーズを紹介します。定番表現を使って、洗練された報告書に仕上げましょう。

概要説明

・I would like to report on～
～について報告します

・The purpose of this report is～
このレポートの目的は～です

引用・紹介

・according to ～
～によると

・mentions that～
～と言及している

・points out that～
～と指摘している

・states that～
～と明言している

比較

・in comparison with～
～と比較して

・in contrast to ～
～とは対照的に

・On the one hand ～, on the other hand～
一方では〜であり、もう一方では〜である

例示

・For example,～
例えば～

・For instance,～
例えば～

・One example of A is ～
Aの例として～が挙げられる

図表の説明

・Table A shows ～
表Aが示すのは～

・This graph indicates ～
このグラフが示すのは～

文と文の接続

・Therefore ／ Thus ／ Hence
したがって

・However
しかし

・Nevertheless
それにもかかわらず

・Furthermore ／ Moreover ／ In addition
そのうえ

・Alternatively
その代わり

内容説明

・There is a possibility that～
～の可能性がある

・The result suggests that～
この結果は～ということを示唆している

・It is important that～
～ということは重要である

・Let me share my opinion on～
～について私の意見を述べたい

・The question remains that～
～という疑問が残る

要約・結論の提示

・In summary
要約すると

・In conclusion
結論として

英語の報告書作成も、ポイントを押さえれば簡単

報告書は、業務の円滑な遂行を促す、大切なコミュニケーションツールです。特に英語圏では、報告書の作成は自身のスキルをアピールできる、ビジネスチャンスでもあります。作成目的と読み手のニーズをしっかり汲み取り、客観的なデータに基づいて論理的な報告書を作成することができれば、より大きな仕事に抜擢されることもあるでしょう。

報告書で最も重要なのは内容の質ですが、構成や英語の質ももちろん問われます。報告書では奇をてらった構成や表現を使うのではなく、ベーシックで簡潔なスタイル・表現を用いることが大切です。

記事内で解説したポイントを押さえれば、英語の報告書作成は決して難しいことではありません。今回紹介した基本構成や定番表現も参考にして、ぜひクオリティの高い報告書を作成してください。

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